Smile Factory е дентална група в София с три клиники – Оборище, Витоша и Стейшън. Екипът им от 14 специалисти покрива пълния спектър от дентална грижа: от профилактични прегледи и ортодонтия до имплантология и комплексни възстановявания. До момента са провели над 15 000 процедури при повече от 5 000 пациенти, с 98% успеваемост на лечението. Клиниките работят от понеделник до петък до 21:00 ч., което означава, че телефоните са натоварени далеч след стандартното работно време. При такъв мащаб и такъв режим на работа е физически невъзможно рецепционист да вдигне всяко обаждане.
Изградихме AI рецепционист за Smile Factory, който поема обажданията, когато рецепцията е заета. Преди пускане в работа обучихме агента с пълната информация за клиниката: екипът от специалисти, предлаганите услуги и начинът, по който клиниката работи с пациентите.
Дадохме му достъп в реално време до системата им за записвания, така че да проверява свободни часове на момента и да ги резервира директно в календара – без ръчно предаване. По желание на клиниката добавихме и функция за бележки: когато пациент поиска обратно обаждане, или когато AI рецепционистът е достигнал границата на възможностите си, той автоматично записва структурирана бележка за екипа, за да не се изпусне нито един пациент.
Внедрени функционалности
- Поема обажданията само когато рецепцията е заета
- Обучен с информация за клиниката, услугите и екипа от специалисти
- Достъп в реално време до системата за записвания – проверява наличност и потвърждава часове
- Бележки за обратни обаждания – записват се автоматично по молба на пациента или когато AI не може да помогне
Обаждания, на които AI рецепционистът отговори през първите 3 седмици – обаждания, които иначе щяха да останат без отговор.
Нови часове на пациенти, записани директно от AI в календара на клиниката.
Извън работно време, в почивни дни и при натоварване на място – всяко обаждане е поето.
Период на отчитане за горните числа – пилотът продължава и резултатите растат.
„Само за три седмици AI пое 67 обаждания, които иначе щяхме да изпуснем, и записа 5 нови часа – без да добавя работа на екипа на рецепцията."